Bring Your Own Device (BYOD) – Wie gelingt eine rechtsichere Verwendung privater Smartphones oder Tablet-PCs im Unternehmen?

Derzeit wird das Thema „Bring Your Own Device“ – oder kurz BYOD – angeregt in vielen Unternehmen diskutiert. Grund hierfür ist, dass in einer stets vernetzten Kommunikationswelt nahezu jeder Arbeitnehmer ein Smartphone oder Tablet-PC im Rahmen seiner Tätigkeit nutzt. Teilweise greift er hierfür auf IT des Unternehmens zurück. Verstärkt rückt aber auch das eigene Smartphone in den Vordergrund. Mit diesem Gerät ist der Arbeitnehmer vertraut. Er hat es in der Regel ohnehin bei sich und möchte nicht auch noch ein zweites dienstliches Mobiltelefon bei sich tragen. Der Einsatz privater mobiler Endgeräte des Arbeitnehmers für dienstliche Zwecke ist rechtlich jedoch nicht ganz unproblematisch und sollte nicht durch eine dienstliche Übung Einzug in das Unternehmen erhalten. Im Rahmen einer geringen zu empfehlenden Nutzungsvereinbarung zwischen Unternehmen und Arbeitnehmer sind einige Punkte zu beachten.

Wie ist die Nutzungsvereinbarung auszugestalten?

Zum einen kann eine Individualvereinbarung mit jedem Mitarbeiter getroffen werden. Es gibt aber auch Punkte, z.B. den Art und Umfang der Nutzung, bei der der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht hat. Dann bietet es sich an, die Fragen im Rahmen einer Betriebsvereinbarung abzuhandeln.

Worauf muss unbedingt geachtet werden?

Geregelt werden sollten Themen, wie Art und Weise der Nutzung, Arbeitszeit und Geräteeinstellung. Von besonderer Bedeutung ist jedoch die Frage der Datensicherheit und des Datenschutzes. Es muss ausgeschlossen sein, dass Dritte Zugriff auf unter Umständen sensible Daten des Unternehmens oder gar Geschäftsgeheimnisse erhalten. Hier bietet sich die Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister an, der eine Trennung der dienstlichen Daten von den privaten Daten des Arbeitnehmers einrichtet und einen Fernzugriff für den Fall des Verlustes ermöglicht. Verliert der Arbeitnehmer dann sein Mobiltelefon oder wird dieses gestohlen, können alle dienstlich relevanten Daten durch das Unternehmen gelöscht werden.

Wer trägt die Kosten der Nutzung?

Eine im Vorfeld zu klärenden Punkt betrifft auch die Kostenlast der Nutzung. Soweit der Arbeitnehmer über eine Telefon- und Datenflat verfügt, kann die Nutzungsvereinbarung als kostenloser Vertrag ausgestaltet werden. Es gilt jedoch stets zu beachten, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten für dienstliche Telefongespräche oder den E-Mail-Abruf ersetzen muss. Möglich sind daher Regelungen die eine Erstattung gegen Einzelnachweis oder mittels monatlicher Pauschale vorsehen.

Was gilt bei Verlust oder rechtswidriger Verwendung?

Letztlich sollten Regelungen zur Beendigung der Nutzung aufgenommen werden. Verstößt der Arbeitnehmer gegen Regelungen zum Datenschutz, zur Datensicherheit oder andere Vorgaben, muss der Arbeitgeber die Möglichkeit haben, die weitere dienstliche Nutzung zu untersagen. Weiter ist auch die Frage des Verlustes des mobilen Endgeräts zu klären, um Auseinandersetzungen im Fall der Fälle zu vermeiden. Wir raten dazu, beispielsweise die vom Unternehmen gezahlte, monatliche Kostenerstattungspauschale um einen Betrag für eine Handyversicherung zu erhöhen.